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5 outils collaboratifs indispensables à utiliser en entreprise

28 octobre 2021

Article par

Laurence Gagné

Depuis plusieurs années, de nombreux logiciels s’adaptent à une nouvelle réalité du travail connectée dans laquelle les gestionnaires d’entreprises cherchent à améliorer la productivité, automatiser les tâches et faciliter la vie de leurs employés.

Depuis la pandémie, l’utilisation des outils collaboratifs en ligne a littéralement explosé! On peut comprendre pourquoi. Le travail à distance ne permet plus des discussions de corridor, des documents papier et des rencontres en présentiel. Les entreprises ont cherché des solutions alternatives pour réaliser que celles-ci facilitent grandement le travail au quotidien.

Si votre entreprise n’a pas encore pensé à utiliser l’un de ces 6 outils collaboratifs (ou leurs alternatives), il serait bien temps de s’y pencher!

Table des matières

1

Slack

Application de messagerie

Slack n’a pratiquement plus besoin de présentation, surtout depuis la pandémie et l’arrivée du télétravail dans la vie des entreprises! Utilisé à ce jour dans à peu près toutes les entreprises créatives et collaboratives, il peut être intégré dans n’importe quel type d’organisation afin de faciliter les discussions dans les équipes. C’est une application de messagerie qui permet de discuter avec son équipe, en groupe ou individuellement, créer des canaux par sujet, appeler rapidement un membre de l’équipe, etc.

C’est un « Messenger » professionnel, déjà adopté par des millions d’utilisateurs dont de nombreuses équipes de développeurs.

Source photo : Slack

Il est également possible de créer des canaux avec des équipes externes, ce qui rend le travail avec les clients et partenaires beaucoup plus facile.

La grande majorité des outils collaboratifs peuvent être connectés à Slack pour faciliter le flux de travail.

Alternatives à explorer : Microsoft Teams

 

2

Google Drive

Enregistrement et partage de documents en ligne

Google Drive est un autre outil collaboratif qui a été adopté par des millions d’utilisateurs et qui n’a pratiquement plus besoin d’être présenté.

Il permet de télécharger en ligne directement les documents, mais aussi d’en créer, de les éditer et de collaborer à plusieurs sur ceux-ci. C’est un outil incontournable pour la collaboration entre membres d’une équipe, mais également avec des équipes externes à son organisation.

Source photo : Google Drive

Fini les accès au serveur de l’entreprise compliqué à distance, les envois de documents par courriel,  la perte d’une clé USB, les multiples versions d’un simple document… Tout se passe sur Google Drive! Les documents peuvent être récupérés, modifiés et utilisés n’importe où sur la planète, tant que vous avez accès à internet.

Alternatives à explorer : OneDrive, DropBox

3

Miro

Tableau blanc interactif

Faire un brainstorm en télétravail n’aura jamais été aussi facile qu’avec Miro! Ce tableau blanc interactif peut être utilisé à distance par n’importe quel membre de l’équipe (ou partenaires/clients). Vous pouvez agrandir le tableau à l’infini, y coller des Post-its, des tableaux, des graphiques, des emojis, etc. Les possibilités sont infinies.

Source photo : Blog du MMI

Des centaines de modèles gratuits sont disponibles si vous souhaitez partir de quelque chose comme le Business Model Canvas, une Mind map, des maquettes d’application, etc., mais vous pouvez également l’utiliser comme tableau blanc.

Fonctionnalité intéressante : Si vous souhaitez écrire sur un bon vieux post-it en premier, vous pouvez le prendre en photo et il se transforme automatiquement en post-it numérique!

Source photo : Miro

Alternative à explorer : Lucidspark, Invision Freehand

4

Monday.com

Logiciel de gestion de projet

Monday vous offre tout d’un bon logiciel de gestion de projet partagé. Il vous permet d’organiser vos tâches, les partager aux autres membres de l’équipe, fixer et suivre vos échéanciers, contrôler vos ressources et recevoir des notifications automatisées à chaque étape de votre projet.

Son interface est simple d’utilisation et facile à comprendre pour n’importe quel utilisateur.

Source photo : Monday.com

5

DocuSign

Logiciel de signature électronique

Un logiciel devenu indispensable en 2020! Une pandémie nous force à rester à la maison… Comment signer les documents importants? Facile, avec DocuSign. On élimine les allers-retours en entreprise juste pour une signature, voilà que tout peut se faire facilement en quelques secondes. Pensez au temps que vous économiserez!

DocuSign est une solution de signature électronique légale, simple et sécurisée pour envoyer et signer numériquement tous vos documents. Aussi simple que ça!

Source photo : DocuSign

Bien que la signature électronique soit la solution la plus populaire du logiciel, il existe également d’autres solutions comme la gestion du cycle de vie des contrats et la génération et négociation de documents.

Comme tout bon outil collaboratif, DocuSign s’intègre à une panoplie de logiciels comme SalesForce, Outlook, Google Drive, etc.

Alternatives à explorer : Concord, EverSign

La liste des outils collaboratifs peut continuer très longtemps. 2 choses sont importantes à considérer avant de vous lancer avec un nouvel outil; s’il répond à vos besoins et vous fait économiser du temps, et s’il s’intègre facilement à tous vos autres outils pour que tout se parle et s’automatise.

Une fois que vous avez bien intégré les outils, la vie de votre entreprise et de vos employés sera nettement améliorée… C’est à ça que ça sert la technologie, non?